Il se concrétise par :

• des visites visant à évaluer l’état sanitaire des archives dans les communes, à rappeler les règles qui assurent la pérennité des documents et à conseiller les maires dans leur mise en application. C’est l’occasion aussi de faire le point sur «la fonction archivage» du secrétariat : délais d’élimination de certains documents, tris, mise en carton.
• l’octroi du visa obligatoire d’accord avant toute destruction.
• un avis sur la tenue de l’état civil et des délibérations municipales.
• une consultation avant toute opération d’aménagement des locaux d’archives.
• une intervention en cas de sinistre affectant les archives.

La loi n° 70-1200 du 21 décembre 1970 modifiée par la loi n°2011-525 du 17 mai 2011 a instauré le dépôt obligatoire   aux Archives départementales des archives anciennes des communes de moins de 2000 habitants.

Les documents sont matériellement transférés aux Archives départementales mais restent la propriété de la commune.
Le dépôt des archives, effectué à titre gratuit, est un allégement de la charge qui pèse sur les    communes : coût de conservation et de restauration, temps de classement, formation du personnel, responsabilité des communications au public.

Conseils pour l’organisation ou le choix d’un local ou d’un emplacement.

La priorité porte sur la salubrité et la sécurité des documents qui doivent être à l’abri de l’humidité, de la poussière, de la lumière ; protégés des risques d’incendie et d’inondation ; enfermés et isolés du public pour éviter les vols ou déclassements. Par exemple, il faut éviter les caves humides et les greniers mal isolés et prévoir des extincteurs à poudre. Les archives doivent être regroupées dans un espace suffisant. Le manque de place est incompatible avec un classement cohérent, car provoquant dispersion et entassement. Les archives communales doivent être conservées dans un local fermé à clé et équipé de rayonnages, métalliques si possible, ou dans des armoires fermant à clé. Le matériel à utiliser doit être adapté : boîtes d’archives en carton, papier kraft et sangles, rouleaux pour calques et cartes de grand format ; meubles à plans pour le cadastre et les atlas. Les archives sont fragiles. Elles doivent parfois être restaurées ; ce travail très spécialisé doit être réalisé dans des conditions très particulières. Aussi, tout projet de restauration doit être visé par les Archives départementales.

Les archives à conserver en priorité sont (tant pour leur valeur administrative qu’historique) :

• les registres paroissiaux et d’état civil,
• les registres de délibérations du conseil municipal ainsi que les registres des arrêtés du maire,
• les documents cadastraux,
• les documents électoraux

Il existe également de nombreux documents qui ont un rôle capital pour la connaissance et la compréhension de la vie communale.
On peut citer en exemples : les états nominatifs du recensement de population, les statistiques agricoles, les recensements militaires, les budgets et comptes, les dossiers de faits de guerre, les dossiers de bâtiments publics et de voirie…

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