Communes et intercommunalités

Les archives constituent un patrimoine unique et irremplaçable transmis de génération en génération. Les documents sont gérés dès leur création pour en préserver la valeur et le sens. Sources d’informations fiables pour une gouvernance responsable et transparente, les archives jouent un rôle essentiel dans le développement des sociétés en contribuant à la constitution et à la sauvegarde de la mémoire individuelle et collective. L’accès le plus large aux archives doit être maintenu et encouragé pour l’accroissement des connaissances, le maintien et l’avancement de la démocratie et des droits de la personne, la qualité de vie des citoyens (Déclaration universelle sur les archives, adoptée en novembre 2011 par l’Unesco).

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Vos archives

Les archives sont « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (article L. 211-1 du Code du Patrimoine). Cela signifie que la notion d’archives est indépendante

  • de la date : un document est un document d’archives dès sa création
  • du lieu de conservation : bureaux, locaux internes ou externes d’archivage, services d’archives publics
  • de la forme du document : texte manuscrit, dactylographié, imprimé, plan, photographie…
  • du support du document : parchemin, papier, pellicule, bande magnétique, numérique.

Les documents produits par les communes et intercommunalités et les élus sont des archives publiques au sens de l’article L. 211-4 du Code du Patrimoine. En conséquence, les archives publiques font partie du domaine public ; elles sont imprescriptibles ; elles sont inaliénables. Nul ne peut détenir sans droit ni titre des archives publiques. Leur destruction, sans autorisation de l’administration des archives, est un délit passible de sanctions pénales (amendes et peines d’emprisonnement).

Ce régime légal de protection a pour but d’organiser la conservation des archives dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.

Vos obligations

Le maire ou le président de l’intercommunalité sont responsables civilement et pénalement de la bonne conservation des archives qu’ils produisent ou reçoivent.

Les dépenses liées à la conservation des archives sont des dépenses obligatoires.

A chaque élection municipale, le maire sortant et le maire nouvellement élu doivent adresser aux Archives départementales un récolement des archives annexé au procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune qui est obligatoire. Ces documents servent à formaliser la passation de responsabilité et de certifier l’existence ou la disparition des archives communales.

Tout élu et agent public est responsable de la bonne gestion et de la conservation des documents et données qu’il produit ou reçoit ou que lui ont transmis ses prédécesseurs. Pour autant il n’en est pas propriétaire, il n’en est que le dépositaire. Tout détournement ou toute destruction d’archives sans autorisation sont sanctionnés pénalement.

Les communes et intercommunalités ont l’obligation d’informer les Archives départementales de tout projet

  • de dématérialisation des documents (la destruction des dossiers papier dématérialisés est interdite sans visa de la directrice des Archives),
  • d’aménagement de locaux de conservation,
  • de projets de restauration, reliure ou numérisation
  • de survenue d’un sinistre ayant endommagé les documents et données (incendie, inondation, piratage informatique, vol …),
  • de déploiement de l’archivage électronique.

Les documents ou données doivent être conservés un certain temps par les communes et intercommunalités pour des raisons administratives ou juridiques. Cette durée dite durée d’utilité administrative (DUA) est variable selon les documents.

Deux instructions nationales parues en 2009 et 2014 déterminent les DUA applicables aux documents ainsi que leur sort final (conservation intégrale, élimination intégrale ou sélection partielle).

  • Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales (28 août 2009)

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  • Tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques (22 septembre 2014)

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A l’issue de la durée d’utilité administrative (DUA), les documents et données produits ou reçus par les communes et intercommunalités, qui présentent un intérêt historique, doivent être conservés indéfiniment. Selon les articles L. 212-6, L. 212-10 et L. 212-11 à 14 du Code du Patrimoine

  • Les communes de moins de 2000 habitants sont tenues de déposer aux Archives départementales leurs registres d’état civil de plus de 120 ans et leurs documents historiques (archives définitives) de plus de 50 ans.
  • Les communes de plus de 2000 habitants et les intercommunalités doivent organiser l’archivage définitif des documents à conserver. Elles peuvent également déposer leurs archives définitives aux Archives départementales

Les autres documents ou données, ne présentant pas d’intérêt historique, doivent être détruits après visa obligatoire et réglementaire de la directrice des Archives départementales, porté sur un bordereau d’élimination. La destruction matérielle des documents incombe à la commune ou à l’intercommunalité.

Les bordereaux d’élimination doivent être transmis aux Archives départementales pour examen et corrections préalables. Une fois validés par les Archives, ils peuvent être signés par les exécutifs et adressés aux Archives.

Les communes peuvent bénéficier des prestations de traitement des archives communales (classement, récolement, préparation des éliminations) dispensées par le Centre de Gestion de l’Ariège qui dispose d’un archiviste.

Le rôle des Archives départementales

Le rôle des Archives départementales est à la fois un rôle de conseil et d’accompagnement et un rôle de contrôle.

Les Archives départementales conseillent les élus et agents publics dans l’organisation de leurs documents et données, dans la détermination des durées d’utilité administratives, dans la rédaction des bordereaux d’éliminations. Elles peuvent également conseiller les communes et intercommunalités sur les règles de communication des documents (délais de communicabilité).

Les Archives départementales sont tenues de recevoir les dépôts des communes de moins de 2000 habitants.

La directrice des Archives départementales est chargée, sous l’autorité du préfet, du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques produites dans le département. Ce contrôle s’exerce par des inspections sur place des conditions de gestion et de conservation des documents et la délivrance des visas d’élimination des documents et données publics (Code du patrimoine, articles R. 212-2 à R.212-4).

En cas de questions, vous pouvez nous contacter par mail à l’adresse archives@ariege.fr ou par téléphone au 05 34 09 36 80.