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Pourquoi nous confier vos documents ?

Les Archives départementales ont mission d’assurer la préservation du patrimoine écrit de l’Ariège, de le communiquer aux générations présentes, de le transmettre aux générations futures et de le valoriser. La collecte des archives privées ne revêt pas de caractère obligatoire comme c’est le cas de celle des archives publiques. Elle est le fruit d’une sélection sur la base d’une évaluation de l’intérêt historique et patrimonial des documents.

Confier ses archives aux Archives départementales permet de :

• participer à l’enrichissement du patrimoine écrit et offrir de nouvelles sources aux chercheurs, aux historiens, au grand public pour écrire l’histoire du département ;
• éviter la disparition ou la dispersion de fonds d’archives de fonds d’archives à la suite de la fermeture de l’entreprise, permettant ainsi de garder trace de son existence et de son histoire ;
• sauvegarder des documents historiques qui, une fois remis aux Archives départementales, seront
  • • classés et inventoriés par des professionnels,
  • • conservés dans de bonnes conditions et dans des locaux sécurisés,
  • • conditionnés avec des matériaux neutres, voire restaurés ou numérisés si besoin,
  • • communiqués aux usagers dans le respect des conditions de communication établies, de la vie privée et des droits d’auteurs et, enfin,
  • • valorisés dans le cadre d’expositions ou de publications.

Quels documents nous confier ?

Des archives prioritairement…

Le Code du Patrimoine donne une définition très large des archives. Il s’agit de « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ». Les archives privées sont définies, en creux, comme étant les documents qui ne sont pas des archives publiques.

Cela signifie que le terme d’archives désigne aussi bien des documents sur papier que des photographies, des films, des données sur support numérique etc. La date des documents n’a pas d’importance : un document très récent est un document d’archives au même titre qu’un document de plusieurs siècles.

Il peut s’agir de documents produits et/ou reçus par des entreprises industrielles, commerciales, agricoles, artisanales, petites, grandes ou moyennes.

Les documents peuvent se présenter sous diverses formes et supports : papier, formats électroniques, photographies (plaques de verre, tirages sur papier, diapositives, négatifs), films, vidéos, cassettes, correspondance, comptes rendus d’assemblées générales et de conseils d’administration, listes d’actionnaires, dossiers de personnel, finances, catalogues de productions, etc.

… mais aussi

des ouvrages, des journaux, des collections de cartes postales, d’affiches, de photographies…

Et si vos documents ne concernent pas l’Ariège, les Archives départementales peuvent vous mettre en contact avec d’autres services d’archives ou bibliothèques patrimoniales, voire servir d’intermédiaire entre eux et vous.

Comment nous confier vos documents ?

Si vous souhaitez confier vos documents aux Archives départementales de l’Ariège, contactez les à l’adresse archives@ariege.fr ou par téléphone au 05 34 09 36 80.

Il existe plusieurs possibilités pour confier ses archives aux Archives de l’Ariège. Certaines entraînent un transfert de propriété en faveur du Département de l’Ariège. Les archives privées acquises à titre définitif entrent dans les collections publiques de la collectivité et acquièrent le bénéfice de la protection accordée aux biens faisant partie du domaine public.

• Le don manuel : c’est un don effectué par simple remise matérielle d’un bien meuble de la main à la main, qui transfère la propriété du bien du donateur au donataire. Le don manuel est irrévocable. Il se matérialise par l’envoi par le propriétaire des archives d’une simple lettre d’intention de don aux Archives, datée et signée. Le donateur reçoit en retour une lettre d’acceptation de don de la collectivité.
• Le dépôt : Le dépôt est la seule modalité de remise formalisé par un contrat sous seing-privé, daté, paraphé et signé par toutes les parties. Il doit stipuler l’identité des parties, la nature du dépôt, les conditions mises par le déposant, la personne qui se substitue à lui en cas d’empêchement et les clauses préservant le service public de tout abus (en cas de retrait, numérisation du fonds aux frais du déposant et pénalités financières). Le dépôt n’entraîne pas transfert de propriété et est révocable.
• Le prêt pour numérisation : les archives privées peuvent être provisoirement déposées aux Archives pour être numérisées. Le Département demeure propriétaire de la copie numérique. Cette possibilité n’est offerte que pour des fonds ou des collections comportant un petit nombre de documents.

Les archives de l’entreprise peuvent être confiées après la fermeture de l’entreprise ou bien pendant son activité.

Dans tous les cas, l’association peut émettre des conditions de communication, de reproduction ou de réutilisation des documents, selon plusieurs modalités et applicables à tout ou partie des archives :

• régime de libre communication, reproduction, réutilisation : les usagers des Archives départementales peuvent consulter, reproduire et réutiliser sans restriction les documents (dans le respect du Code de la propriété intellectuelle) ;
• délai de x années pendant lequel le fonds n’est pas communicable, reproductible ou réutilisable.
• régime des délais légaux de communicabilité des archives publiques : dans ce cas, les délais en vigueur pour les archives publiques s’appliquent aux documents privés donnés ou déposés. Par exemple, les documents intéressants la vie privée ne sont pas librement communicables pendant un délai de 50 ans ;
• communication, reproduction et réutilisation des archives sur autorisation : une demande d’autorisation est adressée par les Archives de la part d’un usager.

Ces modalités sont combinables : il est possible de laisser libre la communication des documents mais de soumettre à autorisation la reproduction.