Notaires

Les archives constituent un patrimoine unique et irremplaçable transmis de génération en génération. Les documents sont gérés dès leur création pour en préserver la valeur et le sens. Sources d’informations fiables pour une gouvernance responsable et transparente, les archives jouent un rôle essentiel dans le développement des sociétés en contribuant à la constitution et à la sauvegarde de la mémoire individuelle et collective. L’accès le plus large aux archives doit être maintenu et encouragé pour l’accroissement des connaissances, le maintien et l’avancement de la démocratie et des droits de la personne, la qualité de vie des citoyens (Déclaration universelle sur les archives, adoptée en novembre 2011 par l’Unesco).

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Vos archives

Les archives sont « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (article L. 211-1 du Code du Patrimoine). Cela signifie que la notion d’archives est indépendante

  • de la date : un document est un document d’archives dès sa création
  • du lieu de conservation : bureaux, locaux internes ou externes d’archivage, services d’archives publics
  • de la forme du document : texte manuscrit, dactylographié, imprimé, plan, photographie…
  • du support du document : parchemin, papier, pellicule, bande magnétique, numérique.

Les minutes et répertoires des notaires et autres officiers publics et ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité sont des archives publiques au sens de l’article L. 211-4 du Code du Patrimoine. En conséquence, ces documents font partie du domaine public ; ils sont imprescriptibles et inaliénables. Nul ne peut les détenir sans droit ni titre. Leur détournement ou destruction est un délit passible de sanctions pénales (amendes et peines d’emprisonnement).

Ce régime légal de protection a pour but d’organiser la conservation des archives dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.

Les Archives ont mis en ligne le répertoire des minutes notariales, qui donne, par études, la liste des minutes et répertoires des notaires qui ont été versés aux Archives départementales. Il comporte, pour chaque étude, la liste des notaires qui s’y sont succédé ainsi que l’étude de rattachement, le cas échéant.

Vos obligations

Tout officier public et ministériel est responsable de la bonne gestion et de la conservation des minutes, répertoires et registres de conventions notariés de PACS qu’il produit ou reçoit de ses prédécesseurs. Pour autant il n’en est pas propriétaire, il n’en est que le dépositaire. Tout détournement ou toute destruction d’archives sans autorisation sont sanctionnés pénalement.

Les officiers publics et ministériels ont l’obligation d’informer les Archives départementales de tout projet

  • de dématérialisation des documents (la destruction des dossiers papier dématérialisés est interdite sans visa de la directrice des Archives),
  • de traitement des archives par un prestataire,
  • d’aménagement de locaux de conservation,
  • de projets d’externalisation chez un prestataire,
  • de survenue d’un sinistre ayant endommagé les documents et données (incendie, inondation, piratage informatique, vol …),
  • de déploiement de l’archivage électronique.

Les minutes et registres doivent être conservés pendant 75 ans par les officiers publics et ministériels (article R. 212-15 du Code du Patrimoine). A l’issue de ce délai, ils doivent être versés aux Archives départementales après rédaction d’un bordereau de versement.

Les autres documents ou données produits par les officiers publics et ministériels, comme les dossiers de clients ou la comptabilité, sont des archives privées et demeurent la propriété des officiers. S’ils présentent un intérêt historique, ils peuvent être donnés ou déposés aux Archives départementales.

Les bordereaux de versements doivent être transmis aux Archives départementales pour examen et corrections préalables. Une fois validés par les Archives, ils peuvent être signés par les officiers publics et ministériels et adressés aux Archives (voir procédures à télécharger).

Le rôle des Archives départementales

Le rôle des Archives départementales est à la fois un rôle de conseil et d’accompagnement et un rôle de contrôle.

Les Archives départementales sont tenues de recevoir les versements des officiers publics et ministériels.

La directrice des Archives départementales est chargée, sous l’autorité du préfet, du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques produites dans le département. Ce contrôle s’exerce par des inspections sur place des conditions de gestion et de conservation des documents (Code du patrimoine, articles R. 212-2 à R.212-4).

En cas de questions, vous pouvez nous contacter par mail à l’adresse archives@ariege.fr ou par téléphone au 05 34 09 36 80.