Bien conserver ses archives

Quels documents conserver ?

Selon que vous produisez des archives publiques ou des archives privées, les délais pendant lesquels vous devez conserver vos archives diffèrent ainsi que leur sort final.

Les Archives départementales disposent de tableaux de gestion (ou calendriers de conservation) pour un grand nombre d’administrations produisant ou recevant des archives publiques. Chaque document a une durée d’utilité administrative (DUA) qui lui est propre. A l’issue de cette durée, les documents sont soit versés, tout ou partie, aux Archives soit éliminés, après visa des Archives départementales.

La conservation des archives privées tient à la nécessité de prouver ses droits ou le bon respect des obligations légales. Le site Service public donne la durée de conservation des grandes catégories de documents produits ou reçus par les particuliers, les associations ou les entreprises. C’est une durée minimale, les documents peuvent être conservés bien plus longtemps et proposés aux Archives départementales s’ils ont un intérêt historique.

Comment conserver ses archives ?

Les archives, qu’elles soient publiques ou privées, vieillissent inexorablement. Le moyen de les conserver le mieux et le plus longtemps possible est de respecter quelques règles :

• Eviter la cave ou le grenier ! Il convient de choisir un local de rangement qui soit ni trop humide, ni trop froid, ni trop chaud, ni trop éclairé, ni susceptible d’être inondé ou d’abriter aisément rongeurs et insectes.
• Eloigner vos archives du moindre tuyau. Tôt ou tard, le tuyau fuira.
• Le local de rangement doit être bien isolé pour limiter les amplitudes thermiques importantes. Surtout il doit être correctement ventilé, régulièrement aéré et dépoussiéré. Ce sont les moyens les plus efficaces pour éviter un développement de moisissures sur les documents.
• Il faut privilégier les rayonnages en métal inoxydable.
• Conditionner ses archives dans des boites qui les protègent de la poussière.
• N’utiliser ni trombones, ni épingles, ni scotch, ni élastiques, ni pochettes plastiques. Ces matériaux vieillissent, rouillent, se délitent, collent aux documents et les abîment en quelques années ou en quelques décennies.
• Eviter d’entreposer de la nourriture ou des boissons à proximité des archives, de fumer dans la pièce, de superposer des documents, d’exposer un document original en permanence à la lumière (artificielle ou naturelle)
• Si vous avez la possibilité d’aménager un local spécifique pour un grand volume d’archives, le plancher doit être suffisamment solide pour résister à une charge au sol de 900 kg au m² pour des rayonnages fixes et de 1300 kg pour des rayonnages mobiles. Un magasin d’archives ne doit pas dépasser 200 m², avec des allées d’au moins 0,80 m et une hauteur de rayonnages maximale conseillée de 2,2 m. Les rayonnages seront de préférence métalliques, équipés de tablettes pleines et réglables en hauteur, et implantés perpendiculairement aux ouvertures. Il faut prévoir un espace de 15 cm entre le plancher et la première étagère en cas d’inondation ou de dégâts des eaux.

Et les documents numériques ?

            La meilleure façon de bien conserver ses documents numériques est de les trier, de les classer et de les recopier régulièrement. Voici quelques conseils :

• Conserver la version définitive des documents, supprimer les photographies ratées ou quasiment identiques.
• Créer une arborescence thématique simple pour retrouver ses documents rapidement.
• Nommer ses fichiers de façon claire, précise et concise et ajouter la date.
• Privilégier les formats normalisés et ouverts (pdf, jpeg…).
• Faire des copies très régulièrement avec la version la plus récente des logiciels.
• Multiplier les copies sur différents supports de sauvegarde : disque dur externe, CD, clé USB.
• Attention aux clouds. Ils sont pratiques, mais il faut s’assurer qu’ils respectent bien la législation en matière de données personnelles et conserver toujours une copie des documents sur un autre support.
• Comme le papier, les supports numériques n’aiment pas la chaleur, l’eau, l’humidité, la poussière. Les conserver dans les mêmes conditions.

Réagir en cas de sinistre

Si un sinistre (inondation, incendie, contamination) survient, les producteurs d’archives publiques ont l’obligation d’alerter le préfet et les Archives départementales, qui les conseilleront sur les mesures à prendre pour la sauvegarde des documents. Les producteurs d’archives privées peuvent également solliciter les Archives départementales pour des conseils.

En cas de questions, vous pouvez contacter les Archives départementales par mail à l’adresse archives@ariege.fr ou par téléphone au 05 34 09 36 80.