Organismes privés ayant une mission de service public

Les archives constituent un patrimoine unique et irremplaçable transmis de génération en génération. Les documents sont gérés dès leur création pour en préserver la valeur et le sens. Sources d’informations fiables pour une gouvernance responsable et transparente, les archives jouent un rôle essentiel dans le développement des sociétés en contribuant à la constitution et à la sauvegarde de la mémoire individuelle et collective. L’accès le plus large aux archives doit être maintenu et encouragé pour l’accroissement des connaissances, le maintien et l’avancement de la démocratie et des droits de la personne, la qualité de vie des citoyens (Déclaration universelle sur les archives, adoptée en novembre 2011 par l’Unesco).

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Vos archives

Les archives sont « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (article L. 211-1 du Code du Patrimoine). Cela signifie que la notion d’archives est indépendante

  • de la date : un document est un document d’archives dès sa création
  • du lieu de conservation : bureaux, locaux internes ou externes d’archivage, services d’archives publics
  • de la forme du document : texte manuscrit, dactylographié, imprimé, plan, photographie…
  • du support du document : parchemin, papier, pellicule, bande magnétique, numérique.

Les documents et données produits par les organismes privés ayant une mission de service public sont de deux sortes :

  • archives publiques pour ceux qui sont produits ou reçus dans le cadre de la mission de service public, au sens de l’article L. 211-4 du Code du Patrimoine.
  • archives privées pour tous les autres documents.

Les archives publiques font partie du domaine public ; elles sont imprescriptibles ; elles sont inaliénables. Nul ne peut détenir sans droit ni titre des archives publiques. Leur destruction, sans autorisation de l’administration des archives, est un délit passible de sanctions pénales (amendes et peines d’emprisonnement).

Ce régime légal de protection a pour but d’organiser la conservation des archives dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.

Vos obligations

Tout organisme privé ayant une mission de service public est responsable de la bonne gestion et de la conservation des documents et données qu’il produit ou reçoit ou que lui ont transmis ses prédécesseurs. Pour autant il n’en est pas propriétaire, il n’en est que le dépositaire. Tout détournement ou toute destruction d’archives sans autorisation sont sanctionnés pénalement.

Les organismes privés ayant une mission de service public ont l’obligation d’informer les Archives départementales de tout projet

  • de dématérialisation des documents (la destruction des dossiers papier dématérialisés est interdite sans visa de la directrice des Archives),
  • d’aménagement de locaux de conservation,
  • de projets d’externalisation chez un prestataire,
  • de survenue d’un sinistre ayant endommagé les documents et données (incendie, inondation, piratage informatique, vol …),
  • de déploiement de l’archivage électronique, dès lors que ces projets affectent les archives publiques

Les documents ou données publics doivent être conservés un certain temps pour des raisons administratives ou juridiques. Cette durée dite durée d’utilité administrative (DUA) est variable selon les documents et les organismes. Des instructions nationales déterminent les DUA applicables aux documents ainsi que leur sort final (conservation intégrale, élimination intégrale ou sélection partielle).

A l’issue de la durée d’utilité administrative (DUA), les documents et données publics produits ou reçus par les organismes privés ayant une mission de service public, qui présentent un intérêt historique, doivent être versés aux Archives départementales après rédaction d’un bordereau de versement. Le versement matériel des documents aux Archives départementales est assuré par l’organisme qui verse ses archives.

Les autres documents ou données publics, ne présentant pas d’intérêt historique, doivent être détruits après visa obligatoire et réglementaire de la directrice des Archives départementales, porté sur un bordereau d’élimination. La destruction matérielle des documents incombe à l’organisme producteur.

Les bordereaux de versements et d’élimination doivent être transmis aux Archives départementales pour examen et corrections préalables. Une fois validés par les Archives, ils peuvent être signés par les responsables des organismes et adressés aux Archives (voir procédures à télécharger).

Les autres documents ou données produits hors la mission de service public sont des archives privées, ils demeurent la propriété des organismes privés. S’ils présentent un intérêt historique, ils peuvent être donnés ou déposés aux Archives départementales.

Le rôle des Archives départementales

Le rôle des Archives départementales est à la fois un rôle de conseil et d’accompagnement et un rôle de contrôle.

Les Archives départementales conseillent les organismes privés ayant une mission de service public dans l’organisation de leurs documents et données, dans la détermination des durées d’utilité administratives, dans la rédaction des bordereaux de versements et d’éliminations.

Les Archives départementales sont tenues de recevoir les versements d’archives publiques de ces organismes.

La directrice des Archives départementales est chargée, sous l’autorité du préfet, du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques produites dans le département. Ce contrôle s’exerce par des inspections sur place des conditions de gestion et de conservation des documents et la délivrance des visas d’élimination des documents et données publics (Code du patrimoine, articles R. 212-2 à R.212-4).